1. Vertragsgrundlagen

1.1 Die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln das Verhältnis zwischen der zwanzigzwanzig GmbH (nachfolgend „Agentur“ genannt) und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde“ genannt).

1.2 Der Kunde beabsichtigt, die Agentur mit der Planung, Vorbereitung sowie Durchführung seiner Veranstaltung (nachfolgen „Veranstaltung“ genannt) zu beauftragen.

1.3 Die Agentur ist im Bereich der organisatorischen und technischen Vorbereitung, Durchführung und Nacharbeit von Veranstaltungen betraut. Sie verfügt über Branchenkenntnis und eine ausgeprägte Expertise im Veranstaltungsbereich und wird als Veranstaltungsagentur beauftragt und tätig. Die Agentur ist Generalunternehmerin und kann sich zur Ausführung der Veranstaltung weiterer Subunternehmer und Vorlieferanten bedienen.

1.4 Maßgebend für das Vertragsverhältnis, insbesondere für Art und Umfang der auszuführenden Leistungen und Lieferungen sowie für die Abwicklung der Veranstaltung sind der Vertrag und diese AGB.

2. Geltungsbereich

2.1 Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge, welche die Beauftragung der Agentur durch den Kunden zu den unter 1.2 genannten Zwecken zum Gegenstand haben.

2.2 Die AGB gelten gegenüber Firmen, Kaufleuten, gewerblich handelnden Personen, juristischen Personen des Öffentlichen Rechts und öffentlich rechtlichen Sondervermögen (Unternehmen). Sie gelten gegenüber diesen Personen auch für alle künftigen Vertragsverhältnisse.

2.3 Zusätzliche oder widersprechende Vertragsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn die Agentur diese ausdrücklich schriftlich anerkannt hat.

2.4 Werden mit dem Kunden im Vertrag oder eventuellen Anlagen abweichende Vereinbarungen getroffen, haben diese Vereinbarungen stets Vorrang gegenüber der entsprechenden Regelung innerhalb dieser AGB.

3. Vertragsschluss

3.1 Die Leistungserbringung erfolgt auf Grundlage eines Vertrages zwischen der Agentur und dem Kunden mit dienst- und werkvertraglichen Elementen (nachfolgend: „Vertrag“). Wesentliche Bestandteile sind dabei der Vertrag selbst, diese AGB sowie sonstige benannten Anlagen zum Vertrag.

3.2 Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das auf seine Anfrage von der Agentur angefertigte Angebot innerhalb der im Angebot angegebenen Frist unterschrieben zurücksendet. Nach Fristablauf ist die Agentur berechtigt, jedoch nicht mehr verpflichtet, den Vertrag mit dem Kunden abzuschließen. Das Angebot ist ab Erstellung für vier Wochen gültig und verfällt danach.

3.3 Alle Verträge und Ergänzungen zum Vertrag mit der Agentur bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform (z.B. E-Mail).

4. Aufgabenbereich und Pflichten der Agentur

4.1 Art und Umfang der vertraglich geschuldeten Leistungen zum vorgenannten Vertragsgegenstand der Agentur richten sich nach dem Individualvertrag.

Die insoweit in der Leistungsbeschreibung im Leistungsumfang von der Agentur nicht enthaltenen Leistungen sind im vereinbarten Honorar nicht berücksichtigt. Sollte sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, dass auch die ursprünglich vom Kunden zu erbringenden Leistungen oder ein Teil davon auf die Agentur übertragen werden, erfolgt hierfür ein entsprechendes Angebot sowie eine zusätzliche Berechnung. Es gelten die Verfahrensregeln gem. Ziffer 9 – Leistungs- und Kostenänderungen – des Vertrages.

4.2 Die Agentur ist selbst nicht Veranstalterin, sondern nimmt die Position einer Veranstaltungsagentur für die in dem Vertrag genannten Tätigkeiten ein. Die Agentur schließt zur Erfüllung ihrer vertraglich vereinbarten Leistungspflichten im eigenen Namen und auf eigene Rechnung Verträge mit den jeweiligen Leistungsträgern (z.B. Locationbetreiber, DJs, Ausstatter, Technikfirma). Die Agenturtätigkeit umfasst nicht die fachlich-inhaltliche Gestaltung der Veranstaltung, es sei denn es wird zwischen den Vertragsparteien anders vereinbart. Dies ist Aufgabe des Kunden.

4.3 Die Agentur hat die alleinige Entscheidungsbefugnis in allen rechtsgeschäftlichen Angelegenheiten mit Bezug auf das gegenständliche Vertragsverhältnis zwischen ihr und den von ihr beauftragten Leistungsträgern.

4.4 Die Agentur ist berechtigt, die ihr zustehende Beteiligung/Vergütung im Wege der Aufrechnung nach Rechnungslegung einzubehalten.

4.5 Die Agentur stimmt die sich im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung ergebenden wesentlichen Entscheidungen mit dem Kunden ab. Die Agentur wird alle Fragen auf Wunsch des Kunden unverzüglich beantworten bzw. entscheiden. Sie verpflichtet sich ihre vertraglich vereinbarten Aufgaben gewissenhaft und aktiv wahrzunehmen und insbesondere Anfragen zum aktuellen Sachstand stets zeitnah zu übermitteln. Bei Störungen hat die Agentur alles Zumutbare zu tun, um zu einer Behebung der Störung beizutragen und eventuell entstehenden Schaden gering zu halten.

4.6 Die Agentur kann entweder höchstpersönlich durch ihre Geschäftsführung oder durch Erfüllungsgehilfen i.S.d. § 278 BGB im Außenverhältnis handeln. Dafür darf sie sich zur Ausführung der ihr nach dem Vertrag obliegenden Aufgaben Dritter (z.B. Angestellter, freier Mitarbeiter und Subunternehmer) bedienen (Delegierungsbefugnis).

4.7 Die Teilnehmerdaten – insofern diese im Rahmen des Leistungsumfangs durch die Agentur erhoben werden sollen – werden nach Abschluss der Veranstaltung an den Kunden übergeben. Der Datentransfer der personenbezogenen Daten wird über eine datenschutzrechtliche Zusatzvereinbarung nach gemeinsamer Festlegung der technischen Voraussetzungen entsprechend § 32 DSGVO festgelegt. 

4.8 Voraussetzung der Leistungspflichten der Agentur ist die Kreditwürdigkeit des Kunden. Hat der Kunde über die seine Kreditwürdigkeit bedingenden Tatsachen unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht oder seine Zahlungen eingestellt, so ist die Agentur zur Leistungserbringung nicht verpflichtet. Die Agentur kann in diesen Fällen Vorkasse oder anderweitig geeignete Sicherstellung des Vergütungsanspruchs verlangen. Kommt der Kunde diesem Begehren nicht nach, kann die Agentur den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen bzw. vom Vertrag zurücktreten und Schadensersatz verlangen.

5. Abrechnung/ Vergütung der Agentur

5.1 Agenturhonorar

Für die von der Agentur zu erbringenden Leistungen zahlt der Kunde die gemäß Vertrag fixierten Agenturhonorar- bzw. Prozentsätze. Das Agenturhonorar versteht sich für die Arbeitsleistung der Agentur.

Fremdkosten sind in dem Agenturhonorar nur enthalten, sofern ausdrücklich in dem Vertrag ausgewiesen. In allen anderen Fällen werden diese von der Agentur verauslagt, im Angebot verankert und mit der Endabrechnung als Fremdkosten (auch Drittkosten oder Third-Party Costs genannt) ausgewiesen.

5.2 Fremdkosten

Die Kosten für Fremdleistungen, die zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung notwendig sind, werden entsprechend dem Vertrag dem Kunden in Rechnung gestellt.

Diese Kosten basieren auf den im Angebot gemachten Angaben und allen weiteren, mit dem Kunden vereinbarten Fremdleistungen im Rahmen der Veranstaltungsplanung und -umsetzung.

Zusätzliche Fremdkosten für zusätzliche Leistungen, die zu einem späteren Zeitpunkt angefragt werden oder anfallen, wie z.B. Limousinen und Fahrer, Busse, zusätzliches Catering, Bankgebühren, Versicherungen etc., werden entsprechend eines Zusatzangebots und nach Bestätigung durch den Kunden in Rechnung gestellt.

Zahlungsfristen und Kosten von Teil- oder Komplettstornierungen werden dem Kunden zeitnah mitgeteilt, der sich dazu verpflichtet, solche Zahlungen fristgemäß an die Agentur zu leisten und die Stornobedingungen der Dienstleister zu akzeptieren.

6. Zahlungsbedingungen/ Umsatzsteuer

6.1 Spezifische Zahlungsbedingungen werden vertraglich gesondert vereinbart.

6.2 Die Zahlungen sind nach Rechnungsstellung fristgemäß binnen von 14 Tagen auf das Konto der Agentur – IBAN: DE48 1009 0000 2847 9570 02  – und frei von Bankgebühren zu leisten.

Die Agentur gewährt keinerlei Skonto, es sei denn es wird anderweitig geregelt oder seitens der Agentur angeboten.

6.3 Beanstandungen der Rechnung müssen in Textform innerhalb von 10 Tagen bei der Agentur eintreffen. Nach dieser Frist können keine Beanstandungen mehr akzeptiert werden.

Die Agentur handelt in eigenem Namen und auf eigene Rechnung, soweit nichts anderes bestimmt ist.

Eventuelle sonstige Dienstleistungen der Agentur während der Abwicklungsphase der Veranstaltung sind nicht Bestandteil des Vertrages, können jedoch nach Bedarf via Textform vereinbart werden.

6.4 Zahlungen gelten als fristgerecht eingegangen, sofern der Rechnungsbetrag innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist auf dem Konto der Agentur gutgeschrieben ist.

Werden Anzahlungen oder der Gesamt- bzw. Restbetrag vom Kunden nicht fristgerecht gezahlt,

a) steht der Agentur auch ohne weitere Mahnungen ein Anspruch auf Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu,

b) kann die Agentur auch ohne Mahnung die Leistung verweigern und nach Setzen einer angemessenen Frist vom Vertrag zurücktreten, sofern die Leistung noch nicht erbracht wurde. In diesem Falle kann die Agentur dem Kunden Stornokosten berechnen, die unter Ziffer 15 in Verbindung mit dem Individualvertrag vereinbart wurden. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben hiervon unberührt.

6.5 Alle in dem Vertrag genannten Preise verstehen sich zuzüglich der zum Zeitpunkt der Fälligkeit gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer.

6.6 Sollte durch Änderung gesetzlicher Vorschriften oder der Rechtsansicht ein anderer Umsatzsteuersatz als der in dem Vertrag angewandte Gültigkeit erlangen, verpflichten sich die Vertragsparteien, den Umsatzsteuerausweis entsprechend zu korrigieren.

Für alle Steuern, die die Agentur im Rahmen der Ausführung des Vertrages und der Veranstaltung entstehen, ist der Kunde verantwortlich.

6.7 Die Agentur gewährt eigenmächtig kein Trinkgeld an Dritte. Dies liegt im Ermessen des Kunden und kann in Absprache erfolgen. Das vereinbarte Trinkgeld wird auf Basis einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung durch Dritte zur Auszahlung gebracht. Es wird damit auch Bestandteil der finalen Rechnungslegung an den Kunden.

7. Rechtsstellung

Träger in ideeller und rechtlicher Hinsicht und damit Träger eines finanziellen Risikos der Veranstaltung ist der Kunde. Der Kunde agiert als Veranstalter. Alle eventspezifischen Verträge werden von der Agentur im eigenen Namen und auf eigene Rechnung geschlossen. Dafür kauft die Agentur Dienstleistungen ein und verkauft diese in Form von Paketleistungen (Fremdleistungen zzgl. Agenturhonorar) an den Kunden.

8. Leistungsdurchführung

Bei der Durchführung der vertragsgegenständlichen Leistungen gilt insbesondere Folgendes:

8.1 Die in dem Vertrag kalkulierten Fremdkosten basieren auf Schätzungen bzw. Angeboten Dritter im Jahr der Angebotserstellung. Die Agentur wird eingetretene und noch zu erwartende Kostenänderungen dem Kunden mitteilen und diese entsprechend in die Budgetaktualisierungen einfügen.

8.2 Der Kunde verpflichtet sich, im Falle von Kosten- und/oder Leistungsänderungen, die nicht im Einflussbereich der Agentur liegen bzw. insofern auf seine Veranlassung von dem Angebot nach oben abgewichen wird, an der notwendigen Anpassung des Budgets bzw. der Beschränkung des vorgesehenen Leistungsumfanges mitzuwirken und/oder die erforderlichen zusätzlichen Finanzmittel sicherzustellen. Es gelten die Verfahrensregeln gem. Ziffer 9 – Leistungs- und Kostenänderungen – dieser AGB.

8.3 Soweit Veränderungen der Kosten gemäß vorstehenden Ziffern auftreten und dem Kunden angezeigt werden, ist dieser, soweit die Kostenänderungen nicht von der Agentur zu vertreten sind oder aber diese Kostensteigerungen auf ausdrückliche Veranlassung oder Anweisung des Kunden beruhen, verpflichtet, den veränderten Kosten zuzustimmen.

8.4 Die Vertragsparteien werden Leistungen und Aufgaben, einschließlich der erforderlichen gegenseitigen Informationen zum Zwecke einer erfolgreichen Zusammenarbeit, gemäß eines von den Vertragspartnern jeweils im Voraus – gemeinsam zu verabschiedenden – angemessenen Zeitplanes erbringen. Ergeben sich – persönlich oder sachlich – durch den jeweils leistungsverpflichteten Vertragspartner (Leistungsverpflichteter) selbst oder einen Dritten – begründete Terminschwierigkeiten, so haben sich die Vertragspartner unverzüglich zu informieren und eine angemessene Terminanpassung vorzunehmen. Dieses gilt nicht, wenn der Leistungsverpflichtete die Terminschwierigkeiten vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt hat.

8.5 Hält eine Vertragspartei die Leistung/Teilleistung der anderen Vertragspartei für nicht vertragsgemäß, so hat sie dieses unverzüglich via Textform mitzuteilen und Abhilfe zu verlangen.

9. Leistungs- und Kostenänderung

9.1 Die Agentur ist zu Änderungen von vertraglich vereinbarten Leistungen grundsätzlich berechtigt, soweit nach Vertragsabschluss schwerwiegende Änderungsgründe eintreten, die eine Leistungsänderung zwingend notwendig machen. Änderungen und Abweichungen, die den Gesamtzuschnitt der Leistungen erheblich beeinträchtigen oder für den Kunden unter Abwägung der gegenseitigen Interessen unzumutbar machen bzw. diesen wider Treu und Glauben benachteiligen, sind nicht gestattet. Gewährleistungsansprüche bleiben unberührt, sofern die geänderten Leistungen mit Mängeln behaftet sind.

9.2 Die Agentur ist berechtigt, nach Vertragsabschluss die vereinbarten Kosten unter Berücksichtigung der Interessen des Kunden anzupassen, wenn eine solche Anpassung aufgrund von

a) Änderungen des Leistungsumfangs und/oder der Leistungsbeschreibung durch den Kunden,

b) Änderungen von Angaben und Steuern, die für den vereinbarten Leistungsumfang  wesentlich und in diesem enthalten sind,

c) Änderungen von Beförderungskosten (z.B. Treibstoffkosten),

d) Änderungen etwaiger Wechselkurse,

e) bzw. jahresübergreifenden Kostenanpassungen der Leistungsträger (verursacht durch Kostensteigerungen seiner Subunternehmer, erhöhte Inflationsraten oder Herstellungskosten)

zwingend erforderlich ist, und die zur Erhöhung führenden Umstände vor Vertragsschluss noch nicht eingetreten und bei Vertragsabschluss für die Agentur nicht absehbar waren.

Die Erhöhungserklärung ist nur wirksam, wenn sie in Textform und unter Angabe der relevanten Kostenpositionen, der für die Berechnung der Kostensteigerung entscheidenden Bezugspunkte sowie der für die einzelnen Kostenpositionen anzuwendenden Verteilungsmaßstäbe und des daran anknüpfenden Berechnungswegs erfolgt.

Mehrkosten der Leistung sind gemäß der Differenz zwischen der vertraglich vereinbarten Kalkulation und dem tatsächlich erhöhten Einkaufpreis der Einzelleistung zu tragen. Diese Mehrkosten sind von der Agentur nachzuweisen. Als Nachweis genügt auch der deutsche Verbraucherpreisindex des statistischen Bundesamtes – Konsumentenpreisindex (KPI) – im Monat/Jahr des Vertragsabschlusses verglichen mit dem Veranstaltungsmonat/Jahr, wenn dieser um mehr als 10% gestiegen ist. Eine Anpassung der Preise ist dann gemäß dem deutschen Verbraucherpreisindex des Veranstaltungs-monats/Jahres zugrunde zu legen.

9.3 Ergänzend zu Ziffer 9.2 ist die Agentur insbesondere auch dann nach Maßgabe dieses Absatzes zu einer enegiepreisbedingten Kostenanpassung berechtigt, wenn eine solche Anpassung aufgrund von Steigerungen der Energiepreise, die von den jeweiligen Energielieferanten und/oder den Subdienstleistern festgelegt werden, zwingend erforderlich ist und die die konkrete Erhöhung begründenden Umstände vor Vertragsschluss noch nicht eingetreten und bei Vertragsabschluss für die Agentur nicht absehbar waren. 

Zu den Energiekosten zählen alle Kosten, die durch den Verbrauch von Energie verursacht werden. Dies umfasst insbesondere die Kosten durch Energieträger wie Strom, Gas oder Heizöl.

9.4  Die Vertragsparteien informieren einander über die Änderungen nach Absatz 1 bis 3 unverzüglich.

Bei einer erheblichen Änderung wesentlicher Leistungen, zu denen auch die Kosten gehören, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten. Es gelten die nach Ziffer 15 vertraglich vereinbarten Rücktrittsrechte nach vorheriger Androhung in Textform mit entsprechender Fristsetzung. Bei Änderungen im Sinne des Absatz 1 kann der Kunde anstatt zurückzutreten eine mindestens gleichwertige Leistung verlangen, wenn die Agentur in der Lage ist, eine solche mit einem angemessenen Mehrpreis für den Kunden aus seinem Angebot anzubieten.

Der Kunde hat – nach den vorstehenden Absätzen 1 bis 3 und nach Zugang der Erklärung über die Leistungs- und Kostenänderung – stets das Recht, diesen Anspruch auf gleichwertige Leistung unverzüglich gegenüber der Agentur geltend zu machen.

9.5 Gesamtleistungs- und Kostenüberprüfungen erfolgen in angemessenen Zeitabständen durch die Agentur. Alle in dem Vertrag genannten Kosten basieren auf der Preisstruktur des Angebotsjahres und verstehen sich zuzüglich der zum Zeitpunkt der Veranstaltung gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer. Preisänderungen der Leistungsträger bleiben gem. Absatz 2 ausdrücklich vorbehalten.

10. Obliegenheiten des Kunden

10.1 Der Kunde überträgt die in dem Vertrag genannten Aufgaben der Agentur. Dem Kunden obliegt alleinig die fachlich-inhaltliche Gestaltung der Veranstaltung, es sei denn es wird zwischen den Vertragsparteien anders vereinbart. Er agiert als Veranstalter und trägt die wirtschaftliche und organisatorische Verantwortung. Die Agentur unterstützt ihn dabei.

10.2 Der Kunde ist zur Mitwirkung verpflichtet und fördert die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Insbesondere wird er alle Fragen auf Verlangen der Agentur unverzüglich beantworten bzw. entscheiden. Nachteile der Agentur wegen nicht rechtzeitig ergangener Entscheidungen oder erlangter Informationen gehen zu Lasten des Kunden.

Der Kunde verpflichtet sich zur termingerechten Erbringung der ihm obliegenden Leistungen. Hierzu zählt insbesondere die unverzügliche Bekanntgabe von Entscheidungen, die den Pflichtenkreis der Agentur betreffen.

10.3 Der Kunde trägt als Veranstalter die typischen Veranstalterlasten, insbesondere die Abführung etwaiger Steuern und sonstiger Abgaben. Er ist für die rechtzeitige Einholung aller erforderlichen behördlichen Genehmigungen und/oder Anmeldungen allein zuständig, soweit sie nicht zum vereinbarten Vertragsgegenstand gehören und damit von der Agentur organisiert werden. Sofern Auflagen durch eine Behörde erteilt werden, sind diese gegenüber der Agentur unverzüglich mitzuteilen.

10.4 Der Kunde gewährleistet, dass die Agentur von Seiten des Kunden sowohl während der Planungsphase als auch während der Veranstaltung und während der Nachbereitungsphase ein kompetenter Ansprechpartner/Kontaktperson zur Verfügung gestellt wird. Dieser Ansprechpartner gilt als bevollmächtigt, sämtliche erforderlichen oder sachdienlichen Erklärungen gegenüber der Agentur abzugeben oder entgegenzunehmen.

11. Urheberrechte

11.1 Soweit von der Agentur erstellte Materialien, Konzepte, Designs und entwickelte und auf die Bedürfnisse des Kunden angepasste technische Anwendungen und Tools (digitale Plattformen, Apps, Webseiten etc.) als geistige Schöpfungen dem Urheberrechtsgesetz unterliegen und dem Kunden im Rahmen der Agenturtätigkeit übergeben werden, räumt die Agentur dem Kunden das einfache, räumlich und zeitlich unbeschränkte Nutzungsrecht ein, die Materialien, Konzepte, Designs, technische Anwendungen bzw. Tools in allen dem Vertragszweck entsprechenden  Nutzungsarten zu nutzen, inhaltlich und zeitlich beschränkt auf die Veranstaltung, die Inhalt dieses Vertrages ist. Eine Nutzung durch die Agentur selbst und/oder Dritte ist nicht ausgeschlossen. Den Vertragsparteien bleibt eine gesonderte Vereinbarung über die Einräumung und Vergütung von urheberrechtlichen Nutzungsrechten vorbehalten.

11.2 Soweit die von der Agentur erstellten Materialien, Konzepte, Designs und Tools als geistige Schöpfungen dem Urheberrechtsgesetz unterliegen, hat der Kunde die Agentur als Urheber zu benennen. 

11.3 Verstöße des Kunden gegen Absatz 1 und 2 werden mit einer angemessenen Vertragsstrafe belegt. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben hiervon unberührt.

12. Werbung/ Foto- und Bildrechte

12.1 Der Kunde stellt der Agentur zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Tätigkeiten das notwendige Werbematerial, Firmenlogo, Veranstaltungslogo, Videos, Presseveröffentlichungen und Ähnliches, frei von Rechten Dritter zur Verfügung und erteilt auf Wunsch weitere Informationen über die durchzuführende Veranstaltung und den genauen Programminhalt. Der Kunde gewährleistet, dass etwaige erforderliche Rechte hierzu vorliegen.

12.2 Der Kunde wird nach Absprache im Rahmen der Veranstaltung die Agentur als zuständige Veranstaltungsagentur benennen.

12.3 Die Agentur ist berechtigt, während der Veranstaltung sein Unternehmen im angemessenen Rahmen zu bewerben.

12.4 Die Agentur darf Arbeitsergebnisse in Auszügen allein im internen Gebrauch nutzen. Auf der Webseite der Agentur darf diese zu Referenzzwecken Name und Logo des Kunden verwenden und auf seiner Website als Referenz nennen. Gleiches gilt für die Verwendung oder Referenzierung in jeder Art oder sonstiger Veröffentlichung zur Eigenwerbung.

12.5 Die Agentur hat das Recht, Foto- und Filmaufnahmen von der Veranstaltung sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung, zum Zwecke der Dokumentation oder für Eigenveröffentlichungen zu Referenzzwecken anzufertigen oder anfertigen zu lassen, sofern der Kunde nicht innerhalb von 2 Wochen vor der Veranstaltung via Textform den Widerspruch erklärt. Im Falle des form- und fristgemäßen Widerspruchs erklärt sich der Kunde bereit, gegenüber der Agentur zumindest eine Einwilligung zu einer eingeschränkten Herstellung und Verwendung von Foto- und Filmaufnahmen durch die Agentur für ihre Referenznutzung in Textform zu erteilen. Eine Vergütungspflicht der Agentur wird hierdurch nicht begründet.

13. Haftung

13.1 Soweit sich aus diesem Vertrag nichts anderes ergibt, haften die Vertragsparteien bei einer Verletzung von vertraglichen und außervertraglichen Pflichten nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Die Agentur haftet im Rahmen der Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmannes nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch insbesondere für

a) die ordnungsgemäße Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen und

b) die sorgfältige Auswahl und Überwachung der Leistungsträger.

13.2 Auf Schadensersatz haftet die Agentur – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit der Agentur, ihrer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen. Für einfache Fahrlässigkeit der Agentur, ihrer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen haftet die Agentur nur

a) für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, sowie

b) für Schäden aus der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Verpflichtung, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf); in diesem Fall ist die Haftung der Agentur auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens in maximaler Höhe des vereinbarten Agenturhonorars begrenzt.

13.3 Die Haftungsfreistellung nach Absatz 2 gilt auch für die Haftung der Erfüllungsgehilfen und gesetzlichen Vertreter der Agentur.

13.4 Die sich aus Absatz 2 ergebenden Haftungsbegrenzungen gelten nicht, soweit durch die Agentur oder ihrer Vertreter ein Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie für die Beschaffenheit des Werkes übernommen wurde. Das gleiche gilt für Ansprüche des Kunden nach dem Produkthaftungsgesetz.

13.5 Die Agentur verfügt über eine Betriebshaftpflicht-Versicherung mit einer Deckungssumme von 3.000.000,- € für folgende Schäden:

a) Personenschäden: Tod, Verletzung von Menschen

b) Sachschäden: Zerstörung, Beschädigung, Verlust materieller Güter sowie Tod und Verletzung von Tieren

13.6 Die Agentur haftet nicht für den Wegfall von Leistungsträgern, die vom Kunden bestimmt/ ausgewählt/auf dessen Veranlassung kontraktiert wurden sowie damit ggf. verbundene Preisänderungen und/oder Kosten.

13.7 Der Kunde hält die Agentur unwiderruflich von allen Ansprüchen frei, die dadurch entstehen, dass das nach Ziffer 12.1 zur Verfügung gestellte Material gegen Rechte Dritter (insbesondere Urheberrechte, Foto-/Bild- und Namensrechte, Markenrechte, Wettbewerbsrechte, Persönlichkeitsrechte) oder sonstige gesetzliche Vorschriften verstößt. Die Freistellungsverpflichtung erstreckt sich auch auf alle etwaig anfallenden Abmahn-, Gerichts- und Rechtsverfolgungskosten.

14. Höhere Gewalt

14.1 Im Falle höherer Gewalt werden beide Vertragsparteien von ihren Leistungen frei. Bei höherer Gewalt handelt es sich nach höchstrichterlicher Rechtsprechung um ein von außen kommendes, keinen betrieblichen Zusammenhang aufweisendes, auch durch äußerste vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht abwendbares Ereignis (BGH, Urt. v. 16.05.2017, Az. X ZR 142/15).

14.2 Das nicht rechtzeitige Eintreffen eines oder mehrerer Teilnehmer, Demonstrationen, die Sicherheitsfolgen bei Auffinden verdächtiger Gegenstände, schlechtes Wetter einschließlich Eis, Schnee und Sturm sowie bekannte Pandemien fallen in keinem Fall unter den Begriff „höhere Gewalt“. Diese Ereignisse unterliegen der Risikosphäre des Kunden.

14.3 Diese Klausel entfaltet ihre Wirkung insbesondere nicht mehr im Zusammenhang mit der aktuellen COVID-19-Pandemie. Eine Klausel zu höherer Gewalt kann ihre Wirkung nur für Ereignisse entfalten, die für die Vertragspartner bei Vertragsschluss unvorhersehbar und nicht erkennbar waren. Hier gelten die Spezial-Regelungen nach Ziffer 16.

14.4 Die Agentur haftet nicht für unvorhergesehene Ereignisse, die eine planmäßige Durchführung des Ereignisses unmöglich machen und nicht von der Agentur zu vertreten sind. Muss das Ereignis infolge höherer Gewalt oder auf behördliche Anordnung abgesagt werden und ist die Agentur nicht direkt Adressat der behördlichen Verfügung, hat der Kunde einen Anspruch auf Vertragsanpassung gegenüber der Agentur.

15. Rücktritt vom Vertrag

15.1 Tritt der Kunde aus anderen als den unter Ziffer 14 genannten Gründen von dem Vertrag zurück, steht der Agentur ein pauschaler Entschädigungsanspruch zu. Die genauen Stornierungspauschalen und –fristen (Stornos) können je nach Leistung abweichen und werden mit dem Kunden individualvertraglich geregelt.    

15.2   Maßgeblich für die Berechnung der Stornokosten ist der nachweisliche Zugang der Rücktrittserklärung bei der Agentur.

15.3   Die Agentur hat den Entschädigungsanspruch nach Ziffer 15.1 zeitlich gestaffelt, d.h. unter Berücksichtigung der Nähe des Zeitpunkts zum vertraglich vereinbarten Leistungsbeginn in einem prozentualen Verhältnis zum vereinbarten Preis pauschaliert, und bei der Berechnung der Entschädigung gewöhnlich ersparte Aufwendungen der Leistungen berücksichtigt.

15.4   Die Agentur behält sich vor, anstelle der individualvertraglich geregelten Stornopauschalen eine höhere, konkrete Entschädigung zu fordern, soweit die Agentur nachweist, dass ihr wesentlich höhere Aufwendungen (z.B. durch höhere Stornogebühren der Subunternehmer oder einen höheren Zeitaufwand des Kunden) als die jeweils anwendbare Pauschale entstanden sind. In diesem Fall ist die Agentur verpflichtet, die geforderte Entschädigung unter Berücksichtigung der ersparten Aufwendungen und einer etwaigen, anderweitigen Verwendung der Leistungen konkret zu beziffern und zu belegen.

15.5   Storniert der Kunde auf seinen Wunsch hin in Gänze einen Leistungsbaustein (Agenturleistungen oder Fremdleistungen) des Vertrages oder einen Leistungsbaustein, der im Veranstaltungsverlauf später von ihm angefragt und separat bestätigt wurde, so stellt dies eine einseitige Leistungsreduzierung zu Lasten der Agentur dar und wird als Teilstornierung gewertet (Stornierung einzelner Vertragsbestandteile aus dem Vertrag). Für diese Teilstornierung gelten die individualvertraglich geregelten Stornosätze bezogen auf die stornierten einzelnen Vertragsbestandteile.

Insofern der Kunde einen Leistungsbaustein lediglich in seinem Umfang oder Inhalt um ein gewisses Maß (jedoch nicht in Gänze) reduzieren oder anpassen möchte,  verpflichtet sich die Agentur, dem Wunsch des Kunden insofern nachzukommen, dass die Agentur ein aktualisiertes Angebot unter Berücksichtigung der Reduzierung/Anpassung und beiderseitiger Interessen schriftlich und zzgl. einer potentiellen Bearbeitungsgebühr erneut festsetzt. Kommt eine Einigung  bezüglich der angepassten Kosten für den betreffenden Leistungsbaustein nicht zustande, gilt die Leistungsanpassung seitens des Kunden ebenfalls als Teilstornierung (Stornierung einzelner Vertragsbestandteile aus Vertrag), für die die Stornosätze gemäß Ziffer 15.1 in Verbindung mit dem Individualvertrag Anwendung finden.

15.6 Dem Kunden bleibt es unbenommen, nachzuweisen, dass der Agentur durch die Stornierung ein Schaden nicht oder wesentlich niedriger als die in Ziffer 15.1 in Verbindung mit den Individualvertrag genannte Pauschale entstanden ist.

16. Corona-Spezialklausel

16.1 Beide Vertragsparteien kennen die Risikolage, dass durch die COVID-19-Pandemie ein Risiko einer möglichen Absage, Änderung des Veranstaltungsformats (z.B. in digital/hybrid) und/oder ein Verlegungszwang für zukünftige Veranstaltungen bestehen kann.

Der Kunde als Veranstalter trägt als solcher das grundsätzliche „Veranstaltungsrisiko“ und damit das Verwendungsrisiko. Dies gilt insbesondere, wenn für den geplanten Zeitraum der Veranstaltung künftig ein behördliches Verbot erlassen werden sollte. Da die Pandemie und ihre potentiellen Folgen für die Veranstaltungsplanung und -umsetzung nun vorhersehbar sind, ist für das Entfallen der Leistungspflicht der Kunde allein und verschuldensunabhängig verantwortlich.

16.2 Die Durchführung der geplanten Veranstaltung ist/wird für den Kunden unmöglich wenn

a) eine behördliche Verbotsverfügung oder

b) eine erhöhte Risikolage vorliegt, deren Gefahrenprognose derzeit noch nicht getroffen werden kann, aber die Vorgaben der jeweiligen zuständigen Gesundheitsbehörden am Veranstaltungsort, des RKI (Robert Koch Institutes) oder der internationalen WHO eine Einhaltung der Schutzpflichten des Kunden bei Durchführung der Veranstaltung als unvertretbar erscheinen lassen.

14.3 Die Vertragsparteien vereinbaren für den Veranstaltungsausfall bei Vorliegen einer der Hinderungsgründe gem. Ziffer 16.2 eine Vertragsanpassung entsprechend der Wahlmöglichkeiten unter 16.4-16.6 (Verlegung, Veranstaltungsanpassung, Absage). Im Fall einer behördlichen Verbotsverfügung gem. Ziffer 16.2 lit a) hat der jeweilige Adressat des Verbots den anderen Vertragspartner unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

16.4 Corona-bedingte Verlegung

Verlegung bedeutet, dass die geplante Veranstaltung mit demselben Leistungsinhalt und -umfang zu einem früheren oder späteren Zeitpunkt stattfindet.

a) Die Vertragsparteien vereinbaren bei Vorliegen eines der unter Ziffer 16.2 aufgeführten Gründe, dass – abweichend von den Vertragsangaben zum Zeitpunkt der geplanten Veranstaltung – eine Verlegung der Veranstaltung auf einen späteren Zeitpunkt bis maximal 12 Monate nach dem ursprünglich geplanten Veranstaltungstermin erfolgen kann.

b) Die Verlegung der Veranstaltung auf einen früheren oder späteren Termin ist nur mit Zustimmung der Agentur in Abhängigkeit seiner Vakanz und der Verfügbarkeiten seiner Subunternehmer möglich.

c) Der Kunde verpflichtet sich, der Agentur die Organisation der Veranstaltung auch in dem neu vereinbarten Zeitraum im Rahmen der Bestimmungen dieses Vertrages zu übertragen. 

d) Die Kosten für bereits geleistete Dienste, die im Rahmen der Verlegung überflüssig geworden sind, hat der Kunde der Agentur abzüglich ersparter Aufwendungen zu erstatten.

e) Macht der Kunde von dem einmaligen Angebot der Möglichkeit der Verlegung Gebrauch, ist er entgegen etwaiger entgegenstehender Regelung aus Vertrag/ diesen AGB nicht dazu verpflichtet, den Rücktritt zu erklären; in diesem Fall ist der Kunde gegenüber der Agentur nicht zur Zahlung von Stornierungsgebühren gegenüber der alten Vereinbarung verpflichtet.

f) Die bereits getätigten Anzahlungen für noch nicht erbrachte Dienste werden, soweit möglich, auf die neue Veranstaltung angerechnet. Sonstige Mehrkosten durch die Verlegung trägt der Kunde. Hiermit sind vor allem Mehrkosten durch Kostensteigerungen der Erfüllungsgehilfen/ Subdienstleister aber auch ein potentieller Mehraufwand der Agentur im Rahmen der Vertragsdurchführung gemeint.

g) Insofern eine Corona-bedingte Verlegung nicht möglich ist, gelten die Bestimmungen bezüglich der vollständigen Corona-bedingten Absage gemäß Ziffer 16.6.

16.5 Corona-bedingte Veranstaltungsanpassung

a) Bei Begrenzung/Verkleinerung der Veranstaltung und/oder Änderung der Veranstaltungsform sind der Agentur durch den Kunden die Mehrkosten und/oder die Kosten für die bereits geleisteten Dienste abzüglich ersparter Aufwendungen zu erstatten. Dies beinhaltet Kosten für eine organisatorische und/oder technische Anpassung an die äußeren Gegebenheiten unter Verwendung innovativer Technologien zur Realisierbarkeit der geplanten Veranstaltung. Die Einbindung der Vernetzung von räumlich entfernten Teilnehmern stehen hierbei im Fokus.

b) Der Kunde verpflichtet sich, der Agentur auch für die veränderte Veranstaltungsform mit der Organisation im Rahmen der Bestimmungen dieses Vertrages zu beauftragen.

c) Die Veranstaltungsanpassung gemäß Ziffer 16.5 a) ist der Agentur vom Kunden schnellstmöglich nach Kenntnis und rechtzeitig vor der Veranstaltung anzuzeigen.

d) Insofern eine Vertragsanpassung nicht möglich ist, gelten die Bestimmungen bezüglich der vollständigen Corona-bedingten Absage gemäß Ziffer 16.6.

16.6   Corona-bedingte Absage

Lehnt der Kunde eine Verlegung oder Anpassung der Veranstaltung vollständig ab, ist er der Agentur zum Ersatz des Schadens abzüglich ersparter Aufwendungen verpflichtet (sog. Ersatzanspruch als Ausfallentschädigung).

Der Entschädigungsanspruch als Corona-bedingte Ausfallentschädigung ist – im Vergleich zu den Stornobedingungen gemäß Ziffer 15 und dem Individualvertrag – der Höhe nach reduziert sowie zeitlich gestaffelt. Die Staffelung berechnet sich nach der Nähe des Zeitpunkts zum vertraglich vereinbarten Leistungszeitpunkt und ist in einem prozentualen Verhältnis zur vereinbarten Gesamtauftragssumme pauschaliert unter Berücksichtigung gewöhnlich ersparter Aufwendungen und gewöhnlich möglicher anderweitiger Verwendungen der Leistungen.

Die Vertragsparteien vereinbaren eine Herabsetzung der Corona-bedingten Stornogebühren gegenüber den individualvertraglich geregelten Stornogebühren um 10%.

Der Agentur bleibt es unbenommen, nachzuweisen, dass durch die Stornierung ein höherer Schaden (z.B. durch höhere Stornogebühren der Subunternehmer oder einen höheren Zeitaufwand des Kunden) als die oben genannten Pauschalen entstanden ist. In diesem Fall ist der höhere Schaden vom Kunden zu tragen. Dabei darf der individualvertraglich geregelte Betrag der vereinbarten Stornogebühren nicht überschritten werden.

Dem Kunden bleibt es unbenommen, nachzuweisen, dass der Agentur durch die Stornierung ein Schaden nicht oder wesentlich niedriger als die in 16.6 in Verbindung mit dem Individualvertrag genannte Pauschale entstanden ist.

17. Grundsätze der loyalen Zusammenarbeit, Vertraulichkeit und Geheimhaltung

17.1 Zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages arbeiten die Vertragsparteien kooperativ und loyal zusammen und informieren sich bei maßgeblichen Änderungen unverzüglich.

17.2 Streitigkeiten werden sie mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung fair austragen.

17.3 Die Vertragsparteien verpflichten sich,

a) alle während der Zusammenarbeit bekanntwerdenden vertraulichen Informationen, Geschäftsbeziehungen und sonstigen geschäftlichen bzw. betrieblichen Tatsachen, die zwischen den Vertragsparteien im Rahmen dieses Vertrags ausgetauscht werden – unabhängig davon, ob dies mündlich oder schriftlich geschieht und ob diese als vertraulich bezeichnet werden oder sie aufgrund der Umstände der Übermittlung als vertraulich anzusehen sind – streng vertraulich zu behandeln 

und

b) diese, außer zum Zweck der Vertragserfüllung, auch nach vollständiger Erfüllung dieses Vertrages oder dessen Beendigung nicht zu nutzen oder Dritten gegenüber zugänglich zu machen. Die Agentur darf die Informationen lediglich, falls vorhanden, der eigenen Geschäftsführung, Angestellten und Beratern zugänglich machen, soweit auch diese der Geheimhaltung nach diesen Vorschriften unterliegen und soweit diese mit den Belangen dieses Vertrages befasst sind. Die Agentur wird alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um eine unberechtigte Nutzung der vertraulichen Informationen und der personenbezogenen Daten zu verhindern und wird den Kunden unverzüglich über jeden Verdacht einer unberechtigten Nutzung oder Übermittlung informieren.

17.4 Die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit gemäß vorstehendem Abs. 3 gelten nicht, wenn

a) die übermittelnde Vertragspartei für den konkreten Einzelfall der Weitergabe der vertraulichen Informationen an einen Dritten ihre vorherige schriftliche Zustimmung gegenüber der empfangenden Vertragspartei erteilt,

b) die empfangende Vertragspartei die vertraulichen Informationen vor dem Abschluss dieses Vertrages von einem Dritten erlangt hat oder danach ohne Verletzung dieses Vertrages von einem Dritten erlangt, sofern der Dritte jeweils rechtmäßig in den Besitz der Informationen gelangt ist und durch die Weitergabe nicht gegen eine ihn bindende Vertraulichkeitsverpflichtung verstößt,

c) die empfangende Vertragspartei nach Maßgabe der §§ 3 oder 5 GeschGehG berechtigt ist, eine als Geschäftsgeheimnis im Sinne des § 2 Ziff. 1 GeschGehG zu qualifizierende vertrauliche Information zu erlangen, zu nutzen oder offenzulegen oder

d) die empfangende Vertragspartei zur Offenlegung der vertraulichen Informationen durch Anordnung eines zuständigen Gerichts oder einer Behörde oder sonstigen Einrichtung des öffentlichen Rechts oder gesetzlich oder aufgrund der Regelwerke einer Börse verpflichtet ist, wobei die empfangende Vertragspartei alle vernünftigen Schritte unternehmen muss, um die Offenlegung der vertraulichen Information im größtmöglichen Umfang zu verhindern oder zu beschränken.

Die empfangende Vertragspartei trägt jeweils die Beweislast für das Vorliegen einer Ausnahme von der Verpflichtung zur Verschwiegenheit.

18. Beendigung des Vertragsverhältnisses

18.1 Unbeschadet der vorstehenden Regelungen zur Veranstaltungsabsage und zum Rücktritt kann die Zusammenarbeit auf der Basis dieses Vertrages von beiden Seiten ausschließlich nur aus wichtigem Grund gekündigt werden. Das gesetzliche Recht zur jederzeitigen Kündigung ohne Angabe von Gründen wird ausdrücklich ausgeschlossen.

18.2 Ein wichtiger Grund ist insbesondere dann gegeben, wenn eine der Vertragsparteien eine grobe Verletzung der Vereinbarungen begeht oder vereinbarte Leistungen trotz Abmahnung in Textform nicht oder nicht termingerecht erbracht werden und sich hieraus wesentliche Störungen in der Abwicklung der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung ergeben. Bei der Abmahnung ist eine entsprechende Frist zu setzen.

18.3 Die Kündigung bedarf der Textform.

19. Aufrechnung, Zurückbehaltung

19.1 Aufrechnungsrechte stehen dem Kunden gegenüber der Agentur nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von der Agentur anerkannt sind.

19.2 Der Kunde darf ein Zurückbehaltungsrecht nur ausüben, wenn sein Gegenanspruch auf dem Vertrag/ diesem AGB beruht.

20. Schlussbestimmungen

20.1 Das Vertragsverhältnis unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Erfüllungsort für alle Ansprüche aus dem Vertrag ist Berlin. Sofern gesetzlich kein anderer zwingender Gerichtsstand begründet ist, wird Berlin als Gerichtsstand vereinbart.

20.2 Sollten einzelne Klauseln dieser AGB unwirksam sein oder werden, so werden sie durch die gesetzliche Regelung ersetzt, von der sie abweichen.

Stand: Januar 2023